Όσες φορές συζητώ για το SharePoint, σχεδόν όλοι τείνουν να το περιγράφουν ως ένα χώρο αποθήκευσης αρχείων στο Cloud.

-Ισχύει όμως κάτι τέτοιο; Είναι το SharePoint ένα File System στο Cloud;

-Εξαρτάται πως το χρησιμοποιείς!

Η πραγματικότητα είναι ότι πολλοί τείνουν να αποθηκεύουν τα αρχεία τους στο SharePoint όπως θα κάνανε και σε έναν File Server, ή NAS. Χωρίς, δηλαδή, να εκμεταλλεύονται πολλά από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει ένα document management σύστημα όπως το SharePoint.

#1 Πολλοί-διαφορετικοί τρόποι να ομαδοποιήσετε τα αρχεία σας

Σε ένα File Server /NAS απλά αποθηκεύετε έγγραφα. Ο μοναδικός τρόπος οργάνωσης των αρχείων σας είναι μέσω φακέλων (folders).

Σε ένα document management σύστημα μπορείτε να έχετε πολλαπλούς, δυναμικούς, τρόπους ομαδοποίησης των αρχείων σας.

Για να το κάνω κατανοητό, πάρτε ως παράδειγμα ένα λογιστικό γραφείο. Μπορεί να θέλουν να εμφανίζουν τα έγγραφα τους με βάση τους πελάτες τους. Έτσι, σε μια οθόνη να βλέπουν τους “φακέλους” των πελατών τους.

Μπορεί όμως, εναλλακτικά, να θέλουν να ομαδοποιύν τα έγγραφα τους με βάση τη κατηγορία του εγγράφου. Έτσι, σε μια οθόνη να βλέπουν τους φακέλους “Ισολογισμοί”, “Υπεύθυνες Δηλώσεις”, “Συμβάσεις¨, κ.ο.κ.

Χωρίς, δηλαδή, να μετακινούν φακέλους και να μετονομάζουν αρχεία, μπορούν να ομαδοποιούν τα έγγραφα τους με όποιο τρόπο θέλουν.

#2 Απίστευτα “δυνατή” μηχανή αναζήτησης

Χέρι χέρι με την ομαδοποίηση των αρχείων πάει και την αναζήτηση τους. Όπως και το google, έτσι και το SharePoint προσφέρει μια πολύ καλή μηχανή αναζήτησης.

Το SharePoint θα “κοιτάξει” για τις λέξεις που ψάχνετε όχι μόνο στο όνομα του αρχείου αλλά και μέσα στο αρχείο το ίδιο. Θα σας παρουσιάσει τα αποτελέσματα, τα οποία μπορείτε περαιτέρω να φιλτράρετε για να βρείτε γρηγορότερα αυτό που θέλετε.

Και φυσικά, αυτό γίνεται εξαιρετικά γρήγορα! Όπως όταν ψάχνετε στο Google.

#3 Το να συγκρίνετε έγγραφα γίνεται “παιχνιδάκι”

Στο παρελθόν για να ξεχωρίσουμε τις εκδόσεις ενός αρχείου, το σώζαμε με το επίθεμα v2, v3 κ.ο.κ.

Στο SharePoint τα πράγματα μπορεί να γίνουν διαφορετικά. Καθώς, κάθε φορά που σώζετε ένα αρχείο δημιουργείται, αυτόματα, μια νέα έκδοση!

Έτσι, μπορείτε όχι μόνο να ανατρέξετε στις παλαιότερες εκδόσεις του αρχείου, αλλά να συγκρίνετε κιόλας τι έχει αλλάξει από έκδοση σε έκδοση.

Μπορείτε ακόμα να προσθέσετε και σχόλια κάθε φορά που σώζετε μια νέα έκδοση, για να περιγράψετε τις αλλαγές. Όλα αυτά, γίνονται εύκολα με το “πάτημα ενός κουμπιού” μέσα από τη πλατφόρμα του SharePoint.

#4 Ο μόνος εύκολος τρόπος για compliance και αποφυγή “ατυχημάτων”

Σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορείτε να έχετε reports για διάφορα πράγματα.

Ένα από αυτά, ιδιαίτερα χρήσιμο για θέματα compliance, είναι το πως κάποιος χρήσης χρησιμοποιεί το σύστημα. Για παράδειγμα, τι αρχεία άνοιξε, τι αρχεία άλλαξε, τι αρχεία διέγραψε, κ.ο.κ.

Τα ζητήματα του compliance όμως δεν σταματούν εδώ. Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα κάρο επιλογές. Όπως για το ποιοι χρήστες (και από ποιους υπολογιστές) έχουν πρόσβαση, αν μπορούν να μοιράσουν τα αρχεία με 3ους, αν μπορούν να τα πάρουν “σπίτι τους”, να μπορούν να χαρακτηρίζουν έγγραφα ως εμπιστευτικά, κ.ο.κ.

#5 Η φαντασία ίσως να μπορεί να γίνει πράξη

Φαντασία να έχετε και όλα γίνονται. Το SharePoint προσφέρει μια πολύ “δυνατή” μηχανή Workflows.

Μπορείτε να προγραμματίσετε ότι Workflow θέλετε. Το προφανές, είναι οι εγκρίσεις εγγράφων. Μπορείτε όμως να ορίσετε και αλληλεπιδράσεις με άλλα συστήματα. Όπως, για παράδειγμα, να σώζετε αυτόματα τα attachments των email σας στο SharePoint.

Όπως είπα, φαντασία να έχετε.