Δεν είναι τυχαίο που το Microsoft 365 έχει 180 εκατομμύρια ενεργούς χρήστες το μήνα με ανάπτυξη 27% κάθε χρόνο. Το 61%, μάλιστα, των χρηστών αφορά μικρές επιχειρήσεις με λιγότερο από 50 υπαλλήλους!
Τί είναι όμως το Microsoft 365;
Το νέο όνομα του Office 365! Μίας πλατφόρμας που σας σας επιτρέπει, μεταξύ άλλων, να ανταλλάσσετε emails και να αποθηκεύετε αρχεία. Επίσης, σας δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε και τις εφαρμογές του Microsoft Office (word, excel, PowerPoint, κλπ.).
Μερικές από τις δυνατότητες του Microsoft 365, που έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον να εστιάσετε, είναι η απίστευτη ευελιξία που σας δίνει στα αρχεία σας.
Για την ακρίβεια, υπάρχουν δύο “εφαρμογές” για να το κάνετε αυτό…
- Το OneDrive for business: που μπορείτε να το φανταστείτε ως το “my documents” που αποθηκεύεται στο Cloud.
- Το SharePoint online: που μπορείτε να το φανταστείτε ως μια κοινόχρηστη δομή αρχείων (όπως τα κοινόχρηστα αρχεία στο server σας) το οποίο επίσης αποθηκεύεται στο Cloud.
Και οι δύο εφαρμογές έχουν παρόμοιες δυνατότητες (όσον αφορά τα αρχεία σας), με βασική διαφορά το σκοπό χρήσης τους (my documents, ή εταιρικά κοινόχρηστα αρχεία).
#1 Το μοναδικό πλεονέκτημα του να μοιράζεστε αρχεία με 3ους, χωρίς φασαρία και έξτρα βήματα
Έχετε ακούσει για το WeTransfer;
Για όσους δεν το ξέρετε, το WeTransfer είναι μια εφαρμογή μέσω την οποίας ανεβάζετε αρχεία στο cloud. O σκοπός, να τα στείλετε ηλεκτρονικά σε κάποιον 3ο.
Το WeTransfer, όπως και το Dropbox, είναι αρκετά δημοφιλές σε αρχιτεκτονικά γραφεία, κατασκευαστικές εταιρείες και creative agencies που ανταλλάσσουν, συχνά, πολύ μεγάλα αρχεία. Υπάρχει όμως ένας πιο εύκολος, και πιο επαγγελματικός, τρόπος να το κάνετε…
Εφόσον χρησιμοποιείτε το Microsoft 365, μπορείτε μέσα από την εφαρμογή του OneDrive/SharePoint να μοιράσετε απευθείας αυτά τα αρχεία. Τέλος, τα έξτρα βήματα!
Απλά, επιλέγετε το αρχείο (ή το φάκελο) που θέλετε να μοιράσετε, και πατάτε στην επιλογή Share (1). Από εκεί, έχετε πρακτικά 2 επιλογές:
- Αν ο παραλήπτης δεν χρησιμοποιεί Microsoft 365, επιλέγετε το “Anyone with the link” (Α). Εκεί, έχετε την επιλογή να ορίσετε αν θα μπορεί να κάνει διορθώσεις στα αρχεία (2), την ημερομηνία που θα λήξει η πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία (3), ή και τον κωδικό πρόσβασης προκειμένου να τα ανοίξει (4).
- Αν ο παραλήπτης ξέρετε ότι χρησιμοποιεί Microsoft 365, μπορείτε να επιλέξετε “Specific People” (Β). Εκεί, μπορείτε να ορίσετε αν θα μπορεί να κάνει διορθώσεις στα αρχεία (2) ή μόνο να τα βλέπει.
Και στις 2 περιπτώσεις, εφόσον πατήσετε το κουμπί apply (5) θα κληθείτε να συμπληρώσετε το email του παραλήπτη, για να του στείλετε (αυτόματα) μια σχετική ενημέρωση για το πως θα αποκτήσει πρόσβαση.
#2 Τα κρυμμένα “Tiles” που σας αποκαλύπτουν τα αρχεία σας, πριν καν τα ανοίξετε
Το ξέρατε ότι υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να δείτε τα περιεχόμενα ενός αρχείου χωρίς καν το ανοίξετε;
Για να γλυτώσετε το χρόνο, και τη φασαρία, να ανοίγετε μια-μια τις φωτογραφίες μέχρι να ανακαλύψετε ποια είναι αυτή που θέλετε να δείτε, απλά, αλλάξτε τη μορφή σε tiles. Είναι το εικονίδιο πάνω δεξιά στην οθόνη σας.
#3 Ο μόνος τρόπος να γυρίσετε το χρόνο πίσω
Πόσες φορές κάνετε μια αλλαγή σε ένα excel…. που δεν θέλατε να κάνετε; Και άντε να θυμηθείς ποιες φόρμουλες άλλαξες! Τώρα, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να γυρίσετε το χρόνο πίσω και λέγεται “εκδόσεις”.
Κάθε φορά που σώζετε ένα αρχείο (στο OneDrive/SharePoint) δημιουργείται, αυτόματα, μια νέα έκδοση! Αυτό, έχει και ένα ακόμα φανταστικό πλεονέκτημα.
Θυμάστε, που κάποτε σώζαμε τις διαφορετικές εκδόσεις ενός αρχείου, βάζοντας απλά στο τέλος v1, v2 κλπ. Τώρα, δεν χρειάζεται. Γίνεται αυτόματα!
Για να δείτε τις προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου, απλά επιλέγετε το αρχείο, πατάτε στις τρεις κάθετες τελείες και επιλέγετε το “version history”. Από εκεί, θα σας ανοίξει το μενού με τις προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου για να συγκρίνετε.
#4 Η δύναμη του να ενημερώνεστε έγκαιρα για τις αλλαγές στα αρχεία σας, χωρίς να περιμένετε κανέναν!
Αν δουλεύετε σε ομάδες και εξαρτάστε από άλλους, ξέρετε πόσο σημαντικό είναι να ενημερώνεστε για τις αλλαγές που γίνονται στα αρχεία σας.
Αρχιτέκτονες, δικηγόροι, σχεδιαστές, και όσοι γενικότερα δουλεύουν πάνω σε projects, ξέρουν πολύ καλά το χάος που προκαλείται από τη μη έγκυρη ενημέρωση στις αλλαγές των αρχείων.
Τώρα, υπάρχει αυτόματη λύση!
Σε έναν φάκελο, ή αρχείο, που σας ενδιαφέρει, πατάτε στις τρείς κάθετες τελίτσες και έπειτα στην επιλογή “Alerts”. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε να ενημερώνεστε για όλες τις αλλαγές.
Μπορείτε, αν θέλετε, να ενημερώνεστε μόνο για προσθήκες, μόνο για διαγραφές, ή αλλαγές σε υφιστάμενα αρχεία.
Το ωραίο της υπόθεσης, είναι ότι μπορείτε να ενημερώνεστε αμέσως μόλις γίνει μια αλλαγή, ή συγκεντρωτικά στο τέλος της ημέρας… ή και της εβδομάδας.
Δεν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365;
Τις περισσότερες φορές που συναντώ κάποιον που δεν χρησιμοποιεί το Microsoft 365 είναι είτε γιατί δεν ξέρει τι ακριβώς είναι, είτε γιατί φοβάται να μεταφέρει τα δεδομένα του εκεί (emails και αρχεία).
Και οι δυο περιπτώσεις είναι εξαιρετικά απλές αρκεί να ξέρετε κάποιον που πραγματικά γνωρίζει πως λειτουργεί το Microsoft 365 και πως να μεταφέρει τα δεδομένα σας με ασφάλεια.
Χρειάζεστε βοήθεια με το Microsoft 365;