Ενώ η κήρυξη μιας πανδημίας δεν έχει καμία σχέση με αλλαγές στα χαρακτηριστικά μιας νόσου, συνδέεται με τις ανησυχίες σχετικά με τη γεωγραφική της εξάπλωση. Οι πρώιμες φάσεις μιας πανδημίας είναι ο περιορισμός της και η καθυστέρηση εξάπλωσης της. Σε τέτοιες περιπτώσεις είναι ζωτικής σημασίας να αποφευχθεί (όσο είναι δυνατόν) η ανθρώπινη επαφή, ειδικά σε δημόσιους χώρους και χώρους εργασίας.

Για να σας βοηθήσουμε να ανταποκριθείτε σε τέτοιες καταστάσεις, ετοιμάσαμε ένα μικρό άρθρο για να περιγράψουμε μερικά πράγματα που μπορείτε να εξετάσετε για να μετακινήσετε προσωρινά την επιχείρησή σας στο γραφείο του σπιτιού σας.

Πλάνο Δράσης

Ενημερώστε

Τους πελάτες και τους προμηθευτές σας ότι πρόκειται να εργασθείτε  από το σπίτι.

Προετοιμάστε

Τα τρία βασικά στοιχεία της τεχνολογίας που είναι απαραίτητα για την τηλε-εργασία, καθώς και την πρόσβαση σε φυσικά αρχεία.

Εργασθείτε από το σπίτι

Προετοιμάστε ένα κατάλληλο – ήσυχο χώρο για εργασία, ειδικά εάν σκοπεύετε να λαμβάνετε τηλεφωνήματα από συνεργάτες / πελάτες.

Τα τρία βασικά στοιχεία που πρέπει να εστιάσετε

Πρόσβαση στις επικοινωνίες

Τηλέφωνο, emails, chat.

Πρόσβαση σε εφαρμογές

ERP, CRM και παραγωγικές εφαρμογές εργασίας.

Πρόσβαση σε δεδομένα

Ψηφιακά αρχεία, βάσεις δεδομένων και φυσικά αρχεία.

Πρόσβαση στις επικοινωνίες

Κλασσικό τηλεφωνικό κέντρο

Στην περίπτωση τηλεφωνικού κέντρου, παλαιού τύπου, μπορείτε να ανακατευθύνετε (εκτροπή) τις εισερχόμενες κλήσεις σε ένα ή περισσότερα κινητά τηλέφωνα.

Σύγχρονο τηλεφωνικό κέντρο

Στην περίπτωση τηλεφωνικού συστήματος VoIP, μπορείτε να εγκαταστήσετε την κατάλληλη εφαρμογή στο κινητό σας τηλέφωνο για να λαμβάνετε / πραγματοποιείτε κλήσεις, σαν να ήσασταν στο γραφείο.

Συναντήσεις

Οργανώστε κλήσεις διάσκεψης αντί για προσωπικές συναντήσεις. Οι εφαρμογές Teams της Microsoft, το Skype, το Zoom μπορούν να κάνουν τη δουλειά.

Emails

Τα περισσότερα σύγχρονα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζουν πρόσβαση μέσω webmail. Επικοινωνήστε από το σπίτι μέσω webmail.

Πρόσβαση σε εφαρμογές

Εφαρμογές Cloud

Οι εφαρμογές Cloud (π.χ. Office 365) έχουν ήδη σχεδιαστεί για να λειτουργούν από οπουδήποτε. Απλά χρησιμοποιήστε το όνομα χρήστη / κωδικό πρόσβασης για να συνδεθείτε στην υπηρεσία cloud.

Εφαρμογές εγκατεστημένες στα συστήματα του γραφείου

Αυτές οι εφαρμογές μπορούν να προσπελαστούν μέσω καναλιών VPN ή λογισμικού απομακρυσμένης πρόσβασης (Teamviewer, Anydesk, κ.λπ.). Συμβουλευτείτε το τμήμα πληροφορικής σας για την καλύτερη προσέγγιση.

Εφαρμογές υπολογιστών

Μπορείτε να εγκαταστήσετε αυτόνομες εφαρμογές γραφείου (όπως το Office) στον οικιακό σας υπολογιστή.

Πρόσβαση σε δεδομένα

Δεδομένα στο Cloud

Οι εφαρμογές Cloud (π.χ. Office 365) έχουν ήδη σχεδιαστεί για να λειτουργούν από οπουδήποτε. Απλά χρησιμοποιήστε το όνομα χρήστη / κωδικό πρόσβασης για να συνδεθείτε στην υπηρεσία cloud.

Δεδομένα που βρίσκονται στα συστήματα του γραφείου

Αυτά τα δεδομένα μπορούν να προσπελαστούν μέσω καναλιών VPN ή λογισμικού απομακρυσμένης πρόσβασης (Teamviewer, Anydesk κ.λπ.). Μπορείτε να ανεβάσετε προσωρινά ένα μέρος των δεδομένων σε μια υπηρεσία cloud ή να ανταλλάξετε, προσωρινά, τέτοια δεδομένα χρησιμοποιώντας USB συσκευές.

Φυσικά δεδομένα

Μεταφέρετε τα φυσικά αρχεία, εάν χρειάζεται, στο γραφείο του σπιτιού σας. Εάν είναι δυνατόν, σαρώστε και διανείμετε τέτοιου είδους αρχεία ψηφιακά.

Αλληλογραφία / courrier

Επικοινωνήστε με τους πελάτες / συνεργάτες σας σχετικά με τη διαθεσιμότητα σας. Σχεδιάστε και ένα χρονοδιάγραμμα σύντομων επισκέψεων στο γραφείο για την παραλαβή της αλληλογραφίας.