Ίσως να μοιάζει προφανές ότι σε ένα εσωτερικό τμήμα πληροφορικής, οι ανάγκες, τα «θέλω» και το περιβάλλον της επιχείρησης, το οποίο υποστηρίζουν, είναι γνωστά. Είναι όμως πραγματικό αυτό; Έχουν τη κατάλληλη σχέση με τη διοίκηση; Αντιλαμβάνονται τις πραγματικές επιχειρηματικές ανάγκες, ή απλά βλέπουν τεχνικά προβλήματα και τεχνικές λύσεις;

Πως μια λάθος απόφαση μπορεί να φέρει τα πάνω κάτω.

“Είναι η δεύτερη φορά που χάνουμε τα δεδομένα μας και είμαστε πλέον αναγκασμένοι να αλλάξουμε τον IT Manager της εταιρίας μας. Διαπιστώσαμε, ότι ούτε καν δούλευε το Backup μας!!!”

Αυτά ήταν τα λόγια του οικονομικού διευθυντή (και ιδιοκτήτη) μιας μεσαίας επιχείρησης στο χώρο του Software Development. Μόλις μας είχε καλέσει για να επανασχεδιάσουμε το δίκτυο υπολογιστών της εταιρίας του.

Πριν από το τελευταίο συμβάν είχαν προμηθευτεί εξοπλισμό ύψους περίπου 37.000€, για την αναβάθμιση του δικτύου τους. Ήταν όλο τόσο λάθος! Μάλιστα τόσο άστοχα επιλεγμένο που δεν μπορούσε καν να υποστηρίξει το σύνολο των χρηστών της εταιρίας. Για κακή τους τύχη, ο κατασκευαστής δεν προσέφερε κάποιου είδους αναβάθμιση για τη συγκεκριμένη σειρά προϊόντων.

Δεν είναι εντυπωσιακό, ότι ο IT Manager δεν τα είχε προβλέψει αυτά;

Η πραγματικότητα είναι ότι υπάρχουν τόσοι πολλοί τεχνολογικοί χώροι να διερευνήσει κάποιος… Τέτοια ραγδαία εξέλιξη να παρακολουθήσει! Είναι απλά αδύνατο για έναν μόνο άνθρωπο να διατηρεί όλη αυτή τη γνώση. Συνήθως, τα εσωτερικά τμήματα ΙΤ (ειδικά σε One man show περιπτώσεις) είναι τόσο απασχολημένα με τα μικρά καθημερινά τεχνικά προβλήματα, που πολλές φορές “αφήνουν πίσω” τα σημαντικά.

Δεν είναι όμως πάντοτε συνετό για  μια επιχείρηση να αντικαταστήσει εξ’ ολοκλήρου το εσωτερικό τμήμα IT. Εναλλακτικά, μπορείτε να αξιολογήσετε τις ανάγκες σας, μαζί με την ισχύουσα ομάδα ΙΤ, που σας υποστηρίζει, και να καταλήξετε για το ποια σημεία θα αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Θα μπορούσατε, για παράδηγμα, να κρατήσετε την καθημερινή υποστήριξη των χρηστών σας εσωτερικά. Παράλληλα θα μπροσούσατε να συνεργαστείτε για συμβουλευτικές υπηρεσίες, για την ασφάλεια των δεδομένων σας και την υποστήριξη του λογιστικού σας συστήματος, με έναν (ιδανικά), ή περισσότερους εξωτερικούς συνεργάτες.

Παρόλα αυτά, σε σχετικά μικρού-μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις, σπανίως συμφέρει η συντήρηση ενός εσωτερικού τμήματος πληροφορικής. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η καθημερινή υποστήριξη, νέα έργα, συμβουλευτικές υπηρεσίες κλπ., μπορούν να ανατεθούν εξ ’ολοκλήρου σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Τι θα πρέπει να λάβετε υπόψιν σας κατά την αξιολόγηση εξωτερικών συνεργατών;

Κατά την εκτίμηση ενός εξωτερικού συνεργάτη θα μπορούσατε να ωφεληθείτε αν λαμβάνατε υπόψιν σας τις εξής παραμέτρους:

Ο συνεργάτης σας διαθέτει ομάδες με ξεκάθαρους ρόλους, στο πεδίο δράσης τους, αντί το άτομο που κάνει την υποστήριξη, να κάνει και τον σύμβουλο, ή να εκτελεί και τα projects (Προσοχή σε αυτό!).

Ο συνεργάτης σας, έχει οργανωμένο call ceter και εγγυάται ότι οι κλήσεις σας θα απαντώνται άμεσα, από τεχνικό που θα μπορεί να σας βοηθήσει.

Ο συνεργάτης σας, αντιλαμβάνεται ότι η διαχείριση της τεχνολογίας είναι ένα επιχειρηματικό μοντέλο – τρόπος σκέψης και κουλτούρα – όχι απλά ένα έξοδο που είστε υποχρεωμένοι να κάνετε.

Ο συνεργάτης σας έχει τυποποιημένες διαδικασίες που ελαττώνουν το τεχνολογικό ρίσκο, τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως και το σύνολο των προβλημάτων σας, αντί απλά να λύνουν ότι προκύπτει.

Ο συνεργάτης σας δεν πετάει το μπαλάκι σε 3ους, αλλά επικοινωνούν, εκείνοι, με τηλεπικοινωνιακούς Παρόχους, κατασκευαστές λογισμικού, κλπ., για τη διεκπεραίωση του όποιου τεχνικού προβλήματος.

Ο συνεργάτης σας, μέσα απο τακτικές συναντήσεις, σας παρουσιάζει (νέους) τρόπους να βελτιώνετε τις διαδικασίες σας, μέσα από δείκτες και στατιστικά που βασίζονται στη δική σας επιχείρηση.